合同里需要写（xiě）明（míng）与（yǔ）会议相关的各种事项（xiàng），分清（qīng）权（quán）利和义务，从而（ér）当出现争议（yì）时，法庭（tíng）将按合同中双（shuāng）方意见一致的条款，按（àn）有利的方式保护（hù）利益受损方。

本公司据（jù）以往经（jīng）验，现将一般会议（yì）合同（tóng）的内（nèi）容公（gōng）布如（rú）下（具体合同双方另议）：

1、房间数目和房间价格：列明每晚所（suǒ）需房间（jiān）数和房间（jiān）价格（gé）；
2、免费房间（jiān）：注（zhù）明会议组织（zhī）人员（yuán）每（měi）晚可免费使（shǐ）用（yòng）的房间数；
3、工（gōng）作（zuò）间及房价：除免费房间外，会（huì）议（yì）工作人员还可享受优惠价（jià）格的（de）房间（jiān）；
4、套房、贵宾房：本条（tiáo）款（kuǎn）需列明具体的（de）房间要求；
5、房间位置：应列明各（gè）个所订房间（jiān）的具体方位和房间档次（cì）；
6、平均房价：是根（gēn）据各种类（lèi）型房（fáng）间占相（xiàng）同百分比计算出来的一个调整后的平均价，适（shì）用于（yú）各类房间；
7、无转移（yí）条款：即会议举行（háng）期间如（rú）遇酒店（diàn）所订房间超出（chū）实际接待能（néng）力时，不得使会议人员转移（yí）其他酒店；
8、入住（zhù）及（jí）退房（fáng）登记：登记（jì）情况视（shì）酒店规（guī）定而定；
9、提（tí）前入住和推迟退房: 如果在该（gāi）问（wèn）题上的（de）需求与（yǔ）酒店规定（dìng）有所（suǒ）偏差，则一定要（yào）在合同中注明；
10、预定取消日期：一般规定为预定者在计划（huá）使用日期之前30天，这一条双方可以再协商；
11、会议场（chǎng）所要求：如果（guǒ）会议规（guī）模可能出（chū）现调（diào）整（zhěng），最好在合同中确（què）定一（yī）个调整时间；
12、会议（yì）场租：可以（yǐ）是一个固定（dìng）价格也可以（yǐ）根据（jù）所订客（kè）房情况协商；
13、24小时（shí）租用：如果（guǒ）是按24小时租用酒店（diàn）会议室，那么即（jí）使24小时之内不用会议（yì）室，酒店也不得使用；
14、会场变（biàn）动：合（hé）同中（zhōng）注明（míng）预定的会议室，没酒店的事先（xiān）通知和会议（yì）方（fāng）的书面同意，已（yǐ）订好的（de）会场（chǎng）不能再（zài）有变动；
15、房间定金：合同中必须注明预付定金的具体时间，合同（tóng）中应要求酒店（diàn）在定（dìng）金预付日（rì）期到（dào）来时进行提醒；
16、结账：谁（shuí）来负责会议方结账事宜，谁有权在账（zhàng）单上签字，有哪（nǎ）些具体事项，这些问题必须在合同中说（shuō）明（míng）；
17、餐饮消耗：此条款规定对于因活动取消或与会人数不（bú）足而引起的（de）餐饮活动（dòng）减少，会议方应（yīng）给予酒店一定补偿；
18、仲裁条款：如合同中（zhōng）有仲裁解决争议（yì）的条款，在签订合同前，要先决定会议（yì）方是倾向使用仲裁（cái）手段还是反对（duì）；
19、视（shì）听设（shè）备租用：明确（què）视听（tīng）设备的种类、品牌、数量、租用时（shí）间（jiān）、费用；
20、会议物资（zī）运（yùn）抵酒店：在会（huì）议前，会议所用的物资要（yào）运到酒店库房，在合同（tóng）中应注明（míng）库房工作时（shí）间和酒店政策；
21、电话附加费：尽量与酒店协商，免付电话使用附（fù）加费。协商文件应包括在合同中；
22、展品的处理：展品运进、运出（chū）酒店时间的规（guī）定对费（fèi）用开支有很大影响（xiǎng），双方应进行协（xié）商和讨论（lùn）；
23、最低餐饮消（xiāo）费：有些酒（jiǔ）店的合同上（shàng）有最低消费这一条款，规定客人（rén）的用餐花费必须达到某（mǒu）一最（zuì）低金额（é）；
24、安全、防火（huǒ）规定：酒店符合安全和防火的有关规（guī）定（dìng）；
25、残疾人保障：合同中（zhōng）特别列明酒店（diàn）内设施和政策与有关残疾人保（bǎo）障法（fǎ）是相符的（de）；
26、合同的终止：如（rú）遇第（dì）三者原因，不（bú）可抗力或特（tè）殊事件的发生，则允许一方（fāng）提出终止合同而（ér）不（bú）受违约罚款；
27、免责：双方应同意（yì），对于一（yī）些（xiē）疏（shū）忽事件和其他一些不影（yǐng）响（xiǎng）会议进（jìn）行（háng）和偶然突发事件对（duì）方不负责任；
28、订房确认报告：如（rú）果不写入合（hé）同中，那么也要在合同中（zhōng）加入订房确认报告（gào）这一条（tiáo）款；

备注：保存（cún）一份书面合同（tóng）；将（jiāng）所有的回复传真或信函作（zuò）为书面承诺归档保（bǎo）存。